Créer et gérer vos clients efficacement

1. Créer une fiche client

Dans le menu principal, accédez à Clients puis cliquez sur Nouveau client. Renseignez les informations de base : nom complet ou raison sociale, adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail. Ces données alimenteront automatiquement vos devis et factures, évitant ainsi toute ressaisie.

AquaPro Manager classe vos clients par ordre alphabétique et permet une recherche rapide par nom, ville ou numéro de téléphone. Ajoutez un champ de notes libres pour consigner les préférences du client (horaires de visite, accès particulier, chien dans la propriété…) : ces notes seront visibles par les techniciens sur le terrain.

Informations recommandées à compléter

• Nom et prénom (ou raison sociale pour les professionnels).
• Adresse complète avec code postal — utilisée pour l'optimisation des tournées.
• Téléphone mobile pour les rappels de visite automatiques.
• E-mail pour l'envoi des factures et comptes rendus.
• Notes d'accès : digicode, interphone, emplacement du local technique.

2. Associer une ou plusieurs piscines

Depuis la fiche client, cliquez sur Ajouter un bassin. Chaque bassin possède sa propre fiche technique : nom ou identifiant (ex. “Piscine principale” ou “Jacuzzi”), type (extérieur/intérieur), volume en m³, nature du traitement (chlore, sel, brome, UV…) et date de mise en service.

Ces données permettent à vos techniciens de préparer les bons produits avant chaque intervention. L'historique des analyses d'eau (pH, chlore libre, TAC, TH) est consultable directement sur la fiche piscine depuis l'application mobile, y compris en mode hors ligne.

Types de bassins pris en charge

• Piscines privées résidentielles.
• Bassins collectifs (résidences, hôtels, centres de bien-être).
• Spas, jacuzzis et bains à remous.
• Bassins naturels et zones de baignade aménagées.

3. Centraliser les documents clients

AquaPro Manager permet d'attacher des documents directement à la fiche client ou à un bassin spécifique : contrats de maintenance, rapports d'analyse, certificats de conformité ou photos de l'installation. Vos techniciens peuvent consulter ces fichiers depuis leur téléphone avant et pendant l'intervention.

Pour ajouter un document, ouvrez la fiche client, faites défiler jusqu'à la section Documents et cliquez sur Importer. Les formats PDF, JPG et PNG sont acceptés. Chaque fichier est horodaté et associé à votre compte entreprise — les données sont sécurisées et ne sont jamais partagées entre entreprises.

4. Consulter l'historique des interventions

L'onglet Historique de la fiche client liste toutes les missions passées et à venir, avec la date, le technicien assigné, le statut et un lien vers le compte rendu. Cette vue chronologique vous permet de repérer en un coup d'œil les clients qui n'ont pas eu de visite depuis longtemps ou ceux dont la fréquence de maintenance doit être ajustée.

Depuis l'historique, vous pouvez directement planifier une nouvelle mission, générer un devis ou exporter un récapitulatif PDF de toutes les interventions sur une période donnée — pratique pour les bilans annuels ou les renouvellements de contrat.

5. Archiver ou désactiver un client

Si un client n'est plus actif, vous pouvez le désactiver sans supprimer ses données. Un client désactivé n'apparaît plus dans les listes de sélection lors de la création de missions, mais son historique et ses documents restent accessibles. Pour retrouver un client archivé, activez le filtre Afficher les inactifs dans la liste clients.

La suppression définitive d'une fiche client nécessite une confirmation explicite et est irréversible. Privilégiez toujours la désactivation à la suppression pour conserver la traçabilité de vos opérations.

Une gestion rigoureuse des fiches clients est le fondement d'un service piscine professionnel. En centralisant coordonnées, bassins, documents et historique dans AquaPro Manager, vous offrez à vos techniciens toutes les informations dont ils ont besoin et à vos clients une expérience de suivi transparente. Explorez le guide sur la planification des interventions pour passer à l'étape suivante.